Solusi mengatasi pandemi COVID-19 dengan menerapkan lockdown atau PSBB telah memaksa perusahaan merumahkan karyawan. Bagi sejumlah perusahaan yang tidak melakukan PHK maka work from home (WFH) dapat menjadi solusi untuk menyelamatkan produktivitas bisnis yang telah dibangun selama ini.
Dari sisi biaya, WFH menyenangkan dan menguntungkan kedua belah pihak. Bagi karyawan yang tidak mengalami pengurangan gaji maka dapat melakukan penghematan waktu, biaya transportasi, makan siang hingga kost. Meskinpun harus dikompensasikan dengan biaya tagihan listrik. Beberapa laporan yang diterbitkan oleh Wall Strret Journal hingga Money menemukan bahwa penyewaan rumah dan apartemen paling terpukul dengan adanya WFH ini. Di Jakarta sendiri sekarang adalah waktu yang paling tepat untuk menyewa apartemen ditempat yang strategis dengan harga miring.
Sedangkan dari sisi perusahaan beberapa biaya operasional seperti sewa kantor, listrik, internet serta perlengkapan kantor dapat dikurangi secara drastis. Bahkan dapat menumbuhkan laba bersih walaupun penjualan tidak bertumbuh.
Pertanyaannya sekarang dan yang sering timbul adalah seberapa efektif WFH dari sisi produktivitas karyawan?
Untuk menjawab pertanyaan mengenai produktivitas karyawan dengan remote working atau WFH, kita akan menggunakan metode pemindaian gelombang otak dengan scanner EEG. Metode pemantauan gelombang otak ini sangatlah akurat dan tidak bisa dimanipulasi. Berbeda dengan penelitian sebelumnya yang lebih banyak memakai metode kuesioner yang sudah terkenal memiliki banyak kelemahan mendasar namun hemat biaya dan cepat dalam pelaksanaannya.
Sebanyak 2.285 karyawan berumur diatas 18 tahun yang dimasukan dalam penelitian ini dan terdiri dari karyawan pada perusahaan skala UKM, menengah dan besar. Dibawah ini adalah temuan dalam penelitian yang dilakukan oleh Harris Insight yang merupakan anak perusahaan AC Nielsen.
Kolaborasi dan Meeting Online Lebih Melelahkan
Hal umum yang paling sering menjadi hambatan dalam kolaborasi jarak jauh adalah bahwa kolaborasi dan meeting online terasa lebih menantang dan melelahkan daripada kolaborasi secara langsung. Para peneliti dari Human Factors Labs mengkonfirmasi hal ini. Kolaborasi jarak jauh dan video meeting lebih membebani kinerja otak daripada meeting tatap muka secara langsung
Studi tersebut menemukan bahwa kolaborasi jarak jauh lebih menantang secara mental daripada kolaborasi langsung. Secara khusus, pola gelombang otak yang terkait dengan stres dan overwork jauh lebih tinggi saat berkolaborasi secara jarak jauh daripada secara langsung.
Tetapi mereka juga menemukan sesuatu yang tidak terduga yaitu jika sebuah tim pertama kali bekerja bersama dari jarak jauh maka akan lebih sulit bagi mereka untuk bekerja bersama secara langsung setelahnya. Jadi bila sebuah tim terlihat cocok bekerja jarak jauh atau WFH maka mereka belum tentu cocok bila harus bekerja sama secara langsung dikantor.
Studi kedua menemukan bahwa gelombang otak yang terkait dengan stres secara signifikan lebih tinggi dalam rapat menggunakan video online seperti zoom meeting atau skype daripada pekerjaan non-rapat seperti menulis email, posting disosial media atau menganalisa data.
Akibat dari konsentrasi tingkat tinggi secara terus menerus maka kelelahan mulai terjadi dalam 30 - 40 menit setelah pertemuan dimulai. Bahkan memikirkan bahwa hari-hari mendatang akan dipenuhi dengan video lewat meeting, sudah menyebabkan stres yang dimulai sekitar dua jam setelah memikirkannya.
Ada beberapa faktor yang menjadi penyebab rasa kelelahan dan stres akut terhadap rapat online ini yaitu terus menerus berfokus pada layar untuk mendapatkan informasi yang relevan dan tetap terlibat dalam rapat, otak akan bekerja lebih keras untuk membaca isyarat non-verbal yang merupakan 80 persen dari sinyal komunikasi dan kurangnya pemandangan dilayar untuk melihat lingkungan disekitar mereka yang tengah berinteraksi dengan kita.
Untuk mengatasi hal ini agar tidak menurunkan produktivitas WFH maka kami merekomendasikan beberapa hal:
- Mengambil istirahat rutin setiap dua jam untuk memberikan kesempatan pemulihan pada otak kita
- Membatasi rapat menjadi 30 menit
- Membuat struktur rapat online yang panjang dengan banyak jeda kecil.
Dari penelitian tersebut juga mendapatkan bahwa generasi millenial menjadi generasi yang paling tidak produktif dan kesulitan untuk beradaptasi dengan kolaborasi online dan remote working dibandingkan dengan generasi yang lebih tua seperti Gen-X dan Baby Boomer. Banyak dari millenial juga merasa tidak memiliki lagi koneksi emosional dengan rekan kerja setelah bekerja lama secara WFH.
Hal lain yang positif terhadap WFH ini adalah menaikan empati karyawan terhadap atasan mereka karena sekarang mereka dapat melihat hidup keseharian atasan bahwa mereka adalah manusia juga. Karyawan juga lebih merasa dihargai karena saat meeting online, semua orang ikut dalam rapat.
Produktivitas Yang Naik dan Turun Karena WFH
Bekerja dari rumah sebenarnya membuat kita lebih baik dalam beberapa jenis pekerjaan dan lebih buruk ditempat lain. Karyawan yang melakukan pekerjaan yang membosankan menurut mereka akan mengalami penurunan kinerja dan produktivitas bila melakukan WFH atau pekerjaan dirumah.
Alasannya cukup sederhana. Bila disebuah lingkungan yang tidak diawasi maka karyawan dapat melakukan hal lain yang lebih disukai seperti memasak, menonton TV hingga berbicara dengan tetangga tanpa merasa bersalah karena tidak ada yang mengetahui.
Bekerja dari rumah juga membuat karyawan akan berkontribusi dan melakukan pekerjaan lebih sedikit dengan alasan yang juga sangat sederhana yaitu karena mereka yakin mereka akan kurang produktif serta menghindari hukuman sosial dari sesama karyawan karena tampil sebagai orang yang masih berusaha produktif sementara yang lain mencoba untuk lepas tanggung jawab pekerjaan mereka dengan menjadi free loader.
Orang juga menjadi lebih produktif bekerja dari rumah bila jenis pekerjaan yang dilakukan adalah menyangkut kreativitas. Karena itu pekerjaan yang menyangkut kreativitas akan berperforma lebih baik bila dilakukan dari rumah.
Sementara beberapa orang mungkin semakin produktif dalam pekerjaan kreatif dengan bekerja dari jarak jauh namun berbagi ide dan brainstroming juga sangat penting untuk kreativitas dan harus dilakukan secara tatap muka. Karena itu sangat penting untuk selalu mengingatkan agar tidak lupa berkomunikasi dan melakukan update pekerjaan baik melalui email ataupun whatsapp pada jam-jam tertentu setiap hari. Hal ini juga untuk membiasakan karyawan bahwa hal ini akan menjadi bagian yang rutin atau new normal dari WFH.
Bekerja secara strategis juga akan meningkatkan produktivitas terutama untuk pekerjaan rutin dan bersifat administratif. Hal ini bisa dilakukan dengan bekerja dari kantor untuk menyelesaikannya atau meluangkan jam-jam khusus setiap hari ditempat yang minim gangguan. Kita juga dapat memberikan waktu waktu khusus bebas gangguan kepada karyawan selama WFH untuk menyelesaikan pekerjaan administratif.
Menggunakan Teknologi Pengawasan
Beberapa perusahaan teknologi juga menawarkan software atau apps untuk membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Apps seperti ini dapat membantu pengawasan pemakaian waktu kerja secara lebih efisien dengan melakukan monitoring terhadap berbagai aktivitas pemakaian aplikasi baik dilaptop atau ponsel, screenshot monitoring, microphone hingga live video.
Aplikasi ini akan menyajikan gambaran yang jelas kepada pemilik bisnis dalam bentuk grafik serta memberikan perspektif menyeluruh terhadap pekerjaan yang dilakukan para karyawan beserta dengan segala pencapaiannya.
Meskipun aplikasi hanya disarankan untuk diinstal pada perangkat yang dimiliki oleh perusahaan tetapi dapat dipasang secara terselebung pada perangkat apa saja tanpa persetujuan pemilik sehingga karyawan tidak mengetahuinya. Semua aplikasi ini juga dapat diinstal secara terbuka dimana pegawai dapat mematikannya, tentu saja apabila dimatikan maka aktivitas yang dilakukan tidak dihitung kedalam waktu kerja yang bersangkutan.
Penjualan aplikasi produktivitas ini menurut Bloomberg, melonjak hingga 300 persen selama pandemi COVID-19 ini. Beberapa perusahaan besar hingga Startup yang telah memakai aplikasi ini adalah Instacart, Groupon, Ring, Allstate, Ericsson, Verizon, Re/Max hingga Arizona State University.
Studi Kasus Produktivitas WFH
Corporate Human Resources Director PT Mayora Indah Tbk, Heri Soesanto menegaskan Work From Home (WFH) merusak etos kerja dan menenggelamkan motivasi sehingga dibutuhkan solusi dan strategi konkret agar produktivitas karyawam selama WFH tetap terjaga. Ini yang penting bahwa etos dan motivasi kerja karyawan rusak karena WFH. WFH sudah merusak etos kerja karyawan. WFH sudah merusak etos kerja orang, entah karena takut atau malas. Sejumlah karyawan banyak beralasan kerja menjadi lambat dengan alasan COVID-19.
Karena itu dibangunlah komitmen bagi seluruh karyawan dengan slogan: Every Employee is a Salesman. Selain itu juga dilakukan program yang dinamakan lentera hati. Dalam program ini semua karyawan harus selalu stand by untuk zoom meeting serta melakukan briefing pagi dan sore.
Untuk mengatasi perubahan pasar dan konsumen akibat modern outlet yang hancur lebur maka diskusi intens untuk perubahan strategi penjualan kerap dilakukan dan semua karyawan diberikan target penjualan. Hal ini dilakukan untuk menjaga mental dan motivasi karyawan bahwa WFH ini adalah remote work dan bukan liburan. Semua karyawan yang ketahuan melakukan travelling akan diberikan tindakan tegas.
Terkait : Mayora Berhasil Bukukan Laba Bersih Saat Pandemi COVID-19
Hasilnya adalah bahwa pada masa pandemi COVID-19 ini, Mayora berhasil menjadi perusahaan bebas PHK dan mampu meraih pertumbuhan laba bersih kedua terbesar di Indonesia. Dalam rupiah peningkatan tersebut sebesar Rp 131 miliar.
